Es dificil frente a un usuario mencionar las palabras "de acuerdo", "aprobación", "conclusión", "visto bueno", etc. cuando se culmina un proyecto con aquellas características. Pero es mas dificil vender la idea de una celebración para dar por terminado el esfuerzo de meses de varios equipos de trabajo.
Como sea, estoy planeando la junta formal de cierre y la posterior celebración.
Para no hacer el ridículo frente a toda la gente reunida, me aseguré de hablar previamente con todos para ver si "habría algún inconveniente o pendiente aún abierto que impidiera que tuvieramos esa reunión". Afortunadamente recibí la aceptación de todos (dado que el producto se ha entregado y ha pasado un proceso de mas de 2 semanas de estabilización sin presentar problemas importantes).
Dentro de la presentación estoy incluyendo al inicio una explicación de "qué no es esta reunión"; aquí incluyo cosas como "no es una junta de revisión de avances, mucho menos una de análisis de requerimientos", etc.
Una vez aclarado el asunto, vamos a los objetivos del proyecto, el status, como manejaremos los problemas que se presenten con el producto, los siguientes pasos y un espacio para dudas y preguntas.
Finalmente, una vez terminada la presentación de la junta de cierre, me dediqué a planear la reunión de celebración de fin de proyecto. Hice el plan de quienes vamos a invitar, la agenda para ese día, el lugar, la invitación, los snaks y bebida, etc. Me encontré que esta fiestecita ¡es todo un proyecto! Tengo que obtener la autorización de cierre del usuario (charter), planear qué componentes tendrá la celebración (wbs), qué actividades se llevarán a cabo (scope planning), a quienes invitaremos (stakeholder analysis, human resource planning), cómo les mandaré la invitación (communications plan), con qué presupuesto contamos (cost estimation), planear qué vamos a comprar (plan purchases and acquisitions), cuándo la llevaremos a cabo (milestone list), ¿qué haremos si el cliente no puede? (risk analysis), ¿hasta qué punto queremos agasajar a los invitados? (quality planning)...
¿Será que es todo un proyecto? o... ¿¿¿será que todo lo veo como un proyecto???...
Lección 1.- Si vas a celebrar al final, asegurate de reservar parte del presupuesto de tiempo y costo para esta actividad.
Lección 2.- Aquí se puede ver con claridad la naturaleza iterante del ciclo de vida de un proyecto: Inicio, Planeación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre.
A ti, ¿cómo te gusta celebrar el fin de un proyecto?
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