Cuando trabajaba en una compañía pequeña en la que la mayoría de las cosas eran predecibles, para mi no tenía mucho sentido el "distraer" tiempo del proyecto en pensar qué factores ambientales de la empresa podían afectar a mi proyecto.Cuando hablo de factores ambientales de la empresa, me estoy refiriendo a aquello que el PMBOK(1) describe en la página 83. Cito textualmente al PMBOK en su "definición" (para aquellos que no cuenten con una copia del PMBOK): "...se deben tener en cuenta todos y cada uno de los factores ambientales de la empresa y de los sistemas de la organización que estuvieran relacionados con el éxito del proyecto o pudieran influir sobre él de alguna manera."
En la compañía en la que trabajo actualmente iniciamos un proyecto de desarrollo de software en el que el equipo inicial lo conformábamos un Solution Architect, dos Technical Architects, ocho Developers, dos QA Testers y su servidor como Project Manager (PM). Yo a mi vez reportaba los progresos de ese proyecto a un Program Manager (PgmM) dado que mi proyecto era parte de un esfuerzo mayor en la migración de nuestro sistema de e-Learning.
El equipo de proyecto se encontraba distribuido en tres países: México, USA e India, en este último país tenía 3 de los desarrolladores.
Por algunos motivos que describiré en futuros posts dado que me han dejado grandes lecciones aprendidas, el proyecto empezó a acercarse a su fecha de entrega y, como sucede con frecuencia, los entregables no se acercaban a estar 100% terminados. La presión por parte de los directivos de USA era grande dado que el cliente a su vez los presionaba a ellos. Finalmente se estableció una fecha de entrega para que el usuario entrara a ver el producto terminado el Lunes 4 de febrero de 2008. La semana anterior todo el equipo estuvo trabajando a marchas forzadas, cuando de pronto el sub-equipo de India dejó de reportar sus avances. Inmediatamente noté la ausencia de su reporte porque dada la distancia geográfica que separa a la India de nuestro país y dado que las fechas eran muy agresivas, yo había implementado un reporte diario de avance con nuestros compañeros de aquel país. Esa noche me conecté cerca de las 2:00am CST (tiempo del centro) (1:30pm IST (tiempo de India)) para ver si podía localizar a los compañeros de allá y justo eso hice. Fue cuando me explicaron lo que había sucedido y que después confirmé en un comunicado de Yahoo! News: El viernes 1o de febrero, un barco en el mar mediterráneo ancló tras verse amenazado por el clima y cortó uno de los cables que comunican por Internet al Medio Este con Europa afectando gran parte del ancho de banda de la India y otros países.
En esta ocasión, más que dar Lecciones APrendidas ya digeridas, quiero compartir qué fue lo que hicimos para afrontar este problema y permitirles obtener sus propias Lecciones APrendidas (si las quieren compartir conmigo se los voy a agradecer mucho).
1. Comuniqué inmediatamente al PgmM y a los directivos de la compañía para que manejaran las expectativas con el cliente.
2. La mejor comunicación para el pueblo Indio se daba a media noche nuestra, y dado que unicamente podían comunicarse por email, al mas puro estilo de aquel granjero que se corta el dedo cuando le muerde una serpiente antes de que el veneno recorra todo su cuerpo, solicité a los recursos de India que enviaran por email su código fuente para terminarlo con los recursos de occidente. Como el granjero, cortamos miembros que desde luego nos serían útiles mas tarde, pero también cortamos un potencial problema mayor en ese momento, de otra forma, si hubiera permitido que "el veneno" se esparciera por todo el proyecto hubieramos sufrido una inminente muerte.
3. Uno de los arquitectos técnicos, quien me apoyaba manejando gran parte de las comunicaciones con el equipo de India y quien resolviera las dudas y problemas que a ese sub-equipo le surgían, fue asignado a concretar lo que los compañeros Indios dejaron inconcluso, así cerré la brecha de conocimiento que suponía el reasignar recursos del proyecto.
4. El proyecto ya estaba en problemas y con tres recursos menos y fechas agresivas, opté por dejar que el desarrollo continuara únicamente con recursos occidentales (USA y México). Posteriormente los colegas Indios nos apoyaron en algunas tareas de menor impacto mismas que hicieron muy bien.
5. Aunque ya contaba con un Risk Register, incluí dentro del mismo todo riesgo potencial para el proyecto y desarrollé planes de mitigación para aquellos con mayor probabilidad de ocurrir y mayor impacto.
Aunque todo este asunto parece (y de hecho es) un asunto de manejo de riesgos, quiero comentar que muchas veces pasamos por alto los factores ambientales que envuelven al proyecto o a la compañía y muchos de estos factores pueden presentar problemas. En la página 83 del PMBOK(1) se describen algunos de los factores ambientales que existen, en este caso nos vimos afectados en la infraestructura que rodea a la compañía.
Comparte conmigo y los demás lectores tus Lecciones APrendidas sobre este issue que ocurrió: ¿qué hubieras hecho en mi lugar?
De la misma forma te invito a enviar cualquier comentario o experiencia que consideres de interés general para poder crecer más en nuestro conocimiento de Administración de Proyectos.
(1) PMBOK 3ª Ed. Español Pág. 83
