La planeación del alcance del proyecto

Estoy elaborando el documento de planeación del análisis (proceso 5.1 del PMBOK: Scope Planning) para un proyecto mediano de TI. En ocasiones la planeación del acance se confunde con el análisis del negocio y esto es un error. La planeación del alcance es la estrategia de cómo obtendremos los requerimientos y definiremos el alcance del proyecto. En otras palabras, la planeación del alcance es la metodología de análisis de requerimientos para el proyecto.
Para el PMI, el proceso de planeación del alcance no se limita a la planeación del análisis, sino que abarca la estrategia de creación del Work Breakdown Structure (WBS), establece el proceso de revisión y aceptación de entregables por parte del usuario y define el procedimiento a seguir cuando alguien solicite cambiar el alcance definido en la fase de planeación.
Mi documento contiene una sección para cada uno de estos aspectos en un formato estandarizado (bullets, tablas, etc.).
En lo personal me llevo algunas lecciones APrendidas de esta experiencia.

1. Elabora junto con el equipo de administraición del proyecto el documento de estrategia de análisis o plan de definición del alcance y establece las estrategias a emplear para el análisis, para la creación del WBS, para la verificación de los entregables y para la administración de los cambios de alcance.
2. Define dentro del documento algunas clausulas que protejan el desempeño del proyecto. Enunciados en los que se indique cómo proceder en el caso de determinado escenario (ej. Se espera que los usuarios reciban a los analistas en una sala de reuniones con acceso a la red y con permisos para conectarse a Internet)
3. Revisa los procedimientos, técnicas metodologías y templates que tengas disponibles para el proceso de análisis y sugiérelos en este documento. Esto le ahorrará tiempo de análisis a los analistas.
4. Revisa junto con los involucrados del proyecto el plan de definición del alcance y consigue su aprobación. En la revisión ellos concerán que deberán estar preparados para una serie de juntas, minutas, investigaciones, entrevistas, visitas o cualquiera que sea la estrategia que vayas a seguir para obtener los requerimientos.
5. Incluye este documento como un plan subsidiario del plan de proyecto. Modificalo cuando sea necesario (recuerda que un proyecto es elaborado progresivamente y eso incluye los documentos) y notifica los cambios inmediatamente. Mantén un log de las revisiones del documento (fecha y cambios mayores), un día puede servir.

“Otro documento… ¡como si fuera poco lo que ya hacemos!”. Cuando aceptamos la posición de Adminsitradores de Proyectos, de manera natural, aceptamos que nuestro trabajo sería coordinar gente, planear y documentar (la descripción de mi puesto no habla de la frustración de los resultados de esto, pero en fín), pero yo agregaría algo a esta (ya de por sí) pesada carga: mantener al corriente los documentos del proyecto. Los documentos deben permanecer vigentes hasta el final del proyecto. Ánimo… y ¡a documentar!