Estoy adminsitrando un proyecto tratando de apegarme al estándar del PMI. En este proyecto hay fechas fijas y no negociables: no podemos ir mas allá de la fecha definida.
Empecé dividiendo en fases el proyecto y arranqué con la fase de Inicio. Después de un kickoff apresurado, empalmado entre fases pero exitoso, continué con la fase de Planeación. Fuí exhaustivo en el seguimiento a los procesos de planeación que dicta el PMI. Llegó el momento de entrar en detalles técnicos y, como es mi costumbre, involucré a aquellos especialistas que pudieran ahondar en los "tecnicismos". Hasta entonces teníamos claro el objetivo del proyecto y las actividades (a alto nivel) necesarias para generar los entregables. Hasta hicimos un documento de análisis que se suponía nos ayudaría a prever cualquier problema en potencia. Yo insistí en llegar a un siguiente nivel de detalle en el análisis técnico dado que es un proyecto muy importante, pero no insistí. Finalmente confié en que el personal tecnico tenía todo bajo control y dada la prisa dado que las fechas se estaban cumpliendo, acepté poca profundidad en el detalle y acepté arrancar con un "si terminamos para esa fecha" y sin un cronograma detallado de esas actividades específicas.
La planeación de lo demás iba muy bien, llegamos a profundidades casi inecesarias y esto justificó en mi mente la falta de profundidad del análisis técnico.
La "venta" se hizo y se comprometieron fechas. En la ejecución todo empezó bien. Yo hice monitioreo de avances pero no en una base de entregables y dado que no teníamos un nivel de detalle aceptable ni fechas ligadas a entregables, me limité a preguntar "¿si terminamos para esa fecha?" a lo que siempre recibí un "si".
Finalmente 3 días inhábiles antes de la entrega la gente técnica descubre algunas actividades que eran necesarias y que llevarían alrededor de 2 días de trabajo.
Finalmente tuvimos que trabajar esos 2 días y los entregables se terminaron a un 97%.
El punto aquí es que no cumplimos con el 100% ni lo hicimos en horarios hábiles sino que sacrificamos tiempos de descanso por cumplir con la fecha establecida.
La administración exitosa de un proyecto no es entregar cuando dije que entregaría, sino que debemos cuidar del desgaste al equipo. Desde esta perspectiva y muchas otras que habrás identificado, el proyecto no fue excelentemente administrado. ¿Qué aprendí?
Lección 1: Empalmamos fases de planeación entre planeación de la administración del proyecto y la fase de planeación o análisis del proyecto. Es decir, la fase de ejecución de la administración del proyecto debe incluir toda la metodología de desarrollo: análisis, diseño, construcción, pruebas, liberación. En esta metodología, el análisis y diseño son las fases de planeación, pero caen dentro de la fase de ejecución del plan de administración de proyectos.
En otras palabras, la planeación de la administración del proyecto fué exhaustiva, pero la planeación técnica fué deficiente.
Lección 2: También es posible que se empalmen las metodologías y que la fase de planeación tecnica tenga parte dentro de la planeación de la administración del proyecto, pero ambas deberán ser exhaustivas. Lo completo de una no reemplaza el ejercicio de completar la otra.
Lección 3: Nunca la prisa reemplaza la necesidad de la planeación, la creación de un cronograma ni la definición de entregables.
Lección 4: La mala planeación desgasta al equipo.
¿Encuentras más lecciones en este caso?
