Crea una base de datos de los proyectos en los que has participado

El PMI no es una institución que te permita pagar y presentar el examen de certificación. En cambio, tienes que cumplir con varios requisitos de capacitación, experiencia y documentación y entre estos está el justificar tu experiencia como Project Manager por medio de la captura de los proyectos pasados en los que participaste.
Te solicitan capturar muchos datos acerca de cada proyecto (nombre, cliente, contacto, dirección del cliente, rol que jugaste, etc.), pero quizás el más grande de los requisitos es capturar las horas que invertiste en cada actividad de cada fase de cada proyecto en el que has participado.
Independientemente de si vas a buscar la certificación o no, es muy buena práctica registrar estos datos en una base de datos o en alguna hoja de cálculo. Si puedes almacenar el nombre del proyecto, el nombre del cliente, la fecha de realización (inicio y fin), los entregables que generaste y una descripción breve de los objetivos del proyecto, ya estás de gane. Sirve también registrar el tamaño del proyecto y al menos un estimado de los recursos invertidos (materiales y humanos).
En mi organización tenemos una base de datos donde tenemos registrados los más estos datos y un poco mas acerca de cada proyecto, esto me sirvió mucho en la tarea de capturar mi información curricular en el sitio del PMI.
Si es cierto que no tenía mucha información acerca de las fases ni los entregables, la base de datos que manejamos y unos cuantos “calculos” que a continuación te presento a manera de lecciones aprendidas, fueron de mucha utilidad para el proceso:

1. Al menos registra el nombre del proyecto, los objetivos del proyecto, el nombre del cliente, la fecha de realización (inicio y fin), los entregables que generaste, el tamaño del proyecto (en horas), un estimado de los recursos invertidos (materiales y humanos). Un día te van a servir.
2. Determina basado en tu experiencia el tamaño de los proyectos en los que has participado. Determina si el proyecto es chico, mediano, grande o extra grande. Esto te ayudará a empezar a dimensionar el esfuerzo.
3. Asigna una cantidad de horas invertidas en cada tamaño de proyecto, por ejemplo, en promedio un proyecto chico tarda 280 horas, uno mediano tarda 500 horas, etc.
4. Si necesitas definir cuanto tiempo te tardaste en cada fase, puedes definir qué porcentaje del tiempo se invierte en promedio en cada fase, por ejemplo, planeación del proyecto lleva el 25% del tiempo del proyecto. Si multiplicas la cantidad de horas promedio de tu proyecto por este pocentaje, tendrás el número de horas promedio que invertiste en esta fase del proyecto.
5. Si requieres calcular para cada fase cuántas horas invertiste en cada actividad de la fase, igual que en el punto anterior, define el porcentaje de tiempo que comunmente invertirías en esa actividad. Por ejemplo, La creación del WBS me lleva el 8% del tiempo de planeación. Si multiplicas este porcentaje por el número de horas invertidas en la planeación, tendrás el número de horas invertido en esta actividad.
6. Finalmente registra los entregables que resultaron en cada fase.

En mi compañía empezamos, mucho antes de necesitarlo, a registrar estos datos y años después nos sirvió en calculos de costo de proyectos y, en lo personal, me sirvió para calcular los tiempos invertidos para capturarlos en el proceso de certificación como PMP.
Para leer mas lecciones aprendidas con respecto a todo el proceso de certificación y el examen, visita el foro de PMHUB en la sección “Exam Preparation” en el foro “Lesson Learned/Exam Tips & Tricks” (http://forums.pmhub.net). El post de un servidor está bajo el título “LL of Fernando Valdez Borroel, PMP Monterrey, Mexico” con fecha 11 de enero de 2007.