Proyecto definido

En mi opinión el concepto más importante acerca de Project Management es la definición de Proyecto. Aunque muchos opinarán que es obvia la necesidad de conocer esa definición, en muchas ocasiones el verdadero espíritu de esta definición es pasada por alto durante un proyecto.

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Como se puede ver, esta definición tiene dos partes principales: aquella que habla del tiempo y aquella que habla del alcance.
1.- Un proyecto es un esfuerzo temporal significa que en algún momento se podrá identificar tanto el inicio del proyecto como el fin del mismo. Un proyecto no es un esfuerzo infinito como lo puede ser una línea de producción.
2.- Por otro lado, un proyecto se lleva a cabo con el objetivo de crear un producto, servicio o resultado único. Aquí se está hablando del alcance del proyecto y de las características que tendrá ese producto, servicio o resultado.

En este post quiero comentar acerca del tiempo.
Una de las restricciones mas comunes de un proyecto es el tiempo. Hay algunas organizaciones en que es la única restricción (los proyectos los ejecuta personal pagado bajo la nómina y con recursos ya adquiridos).
Que un proyecto sea un esfuerzo Temporal significa que tiene inicio y fin definidos, no importando si estas fechas están cercanas (proyectos cortos) o muy separadas (proyecto largo). No importa si la fecha de inicio es hoy o será dentro de un año. Lo que yo considero mas importante hablando del tiempo, es que en algún momento ese esfuerzo se terminará, lo que significa que los integrantes del equipo serán liberados para ser asignados a otras actividades, el producto entrará en operación (si es el caso), los documentos del proyecto deberán ser almacenados y los centros de costo del proyecto serán cerrados (si así lo amerita). En resumen, el proyecto ya no existirá pero habrá servido para crear un producto, servicio o resultado.
Cuando hablamos de algunas otras restricciones en el proyecto como el presupuesto, nos enfrentamos a restricciones importantes pero que pueden ser manipuladas para ajustarse al desempeño del proyecto: podemos aumentar o disminuir el presupuesto. Otras restricciones como la calidad del producto final también pueden ser manipuladas aceptando mayor o menor nivel de calidad en alguna de las características del producto final o cambiando el número de características con las que debe cumplir el producto final. Pero el tiempo es una restricción difícil de manipular. Si, ya sé que están pensando "pero el tiempo también lo podemos manipular moviendo las fechas de entrega"... efectivamente, podemos mover las fechas de entrega, pero no podemos incrementar el número de horas que hay en un día o detener el reloj para terminar en la fecha pactada originalmente. Quizás lo anterior suene obvio, pero piensalo un momento... este es el tipo de restricciones que impactan de una mayor manera al proyecto.
Muchos Project Managers tratan de administrar el tiempo en un proyecto siendo que es algo que no se puede administrar (no he sabido de nadie que haya agregado 10 minutos más a cada hora del día), pero lo que si podemos administrar es el resto de las variables para ajustarnos a las fechas de entrega. Podemos agregar recursos al proyecto, aumentar el presupuesto, administrar a la gente en el seguimiento de issues, etc.
Cualquiera que sea el caso, en algún momento el proyecto llegará a su fin, ya sea porque se completó con los objetivos del proyecto o porque fué cancelado. Tenemos una serie de variables dentro del proyecto que deberemos administrar adecuadamente para que cuando llegue el tiempo del fin del proyecto, podamos entregar el producto final con todas sus características y dentro de las especificaciones solicitadas.
En el siguiente post cubriré el segundo aspecto de la definición de proyecto: el alcance.
Saludos!

Fernando Valdez
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