El Conocimiento es un activo de la organización (2ª parte)

La semana pasada comentamos que la gente viene y se va de la empresa, pero el conocimiento debemos conservarlo dentro de nuestra organización.
El PMI se refiere a ese “conocimiento almacenado” con el nombre de “Activos de los procesos de la organización” (Organizational Proccess Assets). En delante haré referencia a ese conocimiento como OPA por sus siglas en inglés.
El PMBOK define que los OPA deben ser una entrada ¡para 26 de los procesos de administración de proyectos!, esto equivale a más de la mitad de los procesos existentes en ese framework.
En la vida diaria, ¿qué son los OPA? El producto intelectual de un trabajador es considerado un activo de la organización. Ya sea que esté plasmado en un formato (template), en un sistema computacional, un proceso innovador, una buena práctica, etc. este producto intelectual es un activo que si no “atrapamos” de alguna forma, cuando llegue el momento, podríamos descapitalizar a la compañía.
El siguiente escalón en la escalera de la capitalización de los activos intelectuales es el uso de los mismos: ¿cuántas veces la gente dentro de la empresa hace y re-hace las cosas? ¿No sería más económico consultar el repositorio oficial de conocimiento para ver si hay alguna información útil relacionada con lo que estamos a punto de hacer?
Desde luego que con el tiempo, la organización ya habrá adquirido alguna metodología estándar, se habrán desarrollado listas de verificación (checklists), se habrán creado procesos de atención, etc. Todo esto es la base de los OPA que sigue acrecentándose con el conocimiento desarrollado por los empleados o los mejores usos de aquellos OPA ya existentes.
¿Qué información contienen los OPA? Según el PMI, los OPA son aquellas “políticas, procedimientos, planes y guías formales e informales, cuyos efectos deben ser tenidos en cuenta” (1). De la misma manera, se consideran OPA “el aprendizaje y los conocimientos de las organizaciones adquiridos en proyectos anteriores” (1). De esto derivan los cronogramas, cotizaciones, código fuente, estudios de factibilidad, análisis de riesgos, etc.
Nuevamente en esta edición me quedé corto… la intención era terminar este tema esta semana, pero evidentemente necesitaré dedicar un nuevo post para los comentarios finales acerca de los activos intelectuales de la organización, así que, a manera avance, he aquí algunas Lecciones APrendidas:

1. Existe la tendencia de revisar las herramientas y técnicas de cada proceso y concentrarse en generar las salidas marcadas para ese proceso, pero pocas veces volteamos a ver las entradas o prerrequisitos para el proceso que abordaremos. No debemos ignorar las entradas, pueden ahorrarnos mucho tiempo valioso del proyecto.
2. Si no hay un método formal de almacenamiento de lecciones aprendidas en tu organización o al menos un método de colaboración en el que se pueda comentar acerca de los procesos, procedimientos, formatos y otros activos intelectuales… ¡esta es tu oportunidad para empezar el cambio!
3. Empieza por el primer peldaño y sube la escalera paso a paso. Quizás debieras empezar por tu archivo personal, ¿cuánta información valiosa acerca de proyectos pasados destruyes o “entierras” cuando termina el proyecto?
4. Apoya a tu organización a migrar de ser una organización que reacciona a ser una organización que aprende.

No estoy ni cerca de agotar este tema, pero como lo comentaba, los comentarios de su servidor cerrarán la próxima semana. Me entusiasma comentar que el día de hoy he recibido mi certificado de PMP cuyo examen aprobé el 21 de diciembre. Solo quería compartirlo con mis lectores y preguntarles, ¿tienes planes de buscar una certificación como administrador de proyectos?
(1) PMBOK 3ª Ed. Español Pág. 84