Requerimientos… ¿con fecha de caducidad?

Estuve en un proyecto en el que el usuario que definía la funcionalidad solicitó algo cuyo costo de construcción implicaba cambios importantes en varios productos que ya estaban en operación y desarrollarlo elevaba el costo del proyecto en un 50%, sin embargo la funcionalidad solicitada no elevaba el valor del producto final en una cantidad proporcional. En otras palabras, el usuario definidor solicitó funcionalidad de alto costo y bajo impacto.
Lo que hice en ese caso fue solicitar una autorización formal incluyendo información de costo del desarrollo, impacto de tener la funcionalidad, impacto en riesgos para el proyecto y en la fecha de entrega.
En el ambiente organizacional de esa empresa, cuando no se quería tomar una decisión, simplemente no comentaban al respecto. Para evitar problemas, incluí una clausula en la que decía que si no recibía autorización por escrito de este cambio a mas tardar en 72 horas, el requerimiento quedaría excluído del alcance del proyecto.
Tal como lo estás pensando, no recibí respuesta y el requerimiento “caducó”.
Después me preguntaron acerca de si se había incluído (aquellos usuarios que fingieron demencia acerca de mi comunicado, como si nunca lo hubiera enviado) y me orgullecí haciendo referencia a los dos recordatorios que envié antes de que caducara la solicitud.
¿Qué aprendí?

Lección 1.- Debemos establecer un medio formal por el cual se autoricen o rechacen los cambios en el proyecto (costos, tiempo, calidad, etc.)
Lección 2.- La cultura organizacional es un input importante al iniciar un proyecto.
Lección 3.- No se trata de “cubrirse”, se trata de satisfacer expectativas. En esta lección entra la proactividad: si hubiéramos dejado caducar el requerimiento sin hacer el esfuerzo por obtener respuesta, hubiéramos sido calificados como inflexibles. De esta otra forma, la gente se queda con la idea de que somos firmes, pero que estamos haciendo lo posible por hacer las cosas bien.

Al menos estas tres lecciones por ahora, ¿qué habrías hecho tu?