miércoles, 22 de noviembre de 2006

¿Cuánto estás dejando de ganar por no concluir el proyecto?

Estuve en un proyecto grande en el que teníamos al patrocinador muy involucrado en la definición de los requerimientos y en la revisión de los entregables. Dada su alta jerarquía en el organigrama funcional y la estructura de discusión y toma de decisiones de ese tipo de ejecutivos, todas las reuniones de revisión se convertían en "sesiones de captura de necesidades" (como si estuvieramos en etapa de planeación y análisis) y, obviamente, el alcance se extendía casi al mismo ritmo que el tiempo que pasábamos en su oficina.
El usuario que se supone definiría la funcionalidad apoyaba ciegamente los cambios de alcance y funcionalidad sin oponerse.
Los nuevos requerimientos iban siendo autorizados sin problemas, pero el proyecto se "barrió" mas de 4 meses más de lo planeado. El argumento siempre fué "la inversión en la nueva funcionalidad se justificará en 1 mes cuando el producto esté en operación". El proyecto se alargó a mas del doble de tiempo, el equipo se desgastó, el usuario quedó molesto y el equipo de administración del proyecto igualmente.
¿Qué aprendí?
Lección 1: ¿Realmente se hizo un análisis exahustivo de los entregables y del beneficio que traería el alcance definido al inicio del proyecto? ¿Por qué no se detectó toda esa nueva funcionalidad y se integró como parte del proyecto original? ¿Es que el patrocinador se "coló" entre el grupo de usuarios definidores sin ser notado (error en el análisis de stakeholders)? El patrocinador no fué identificado en su rol de definidor: error en el análisis de stakeholders.

Lección 2: Si hubieramos hecho un análisis de los beneficios que producirían los entregables planeados podríamos haber tenido un argumento sólido para detener el alargamiento del proyecto. Hubiéramos dicho "ok, construiremos eso también pero quiero recordarles que estamos dejando de ganar X miles de pesos este mes dado que no hemos salido a operación". Estoy seguro que la primera vez probablemente no tendría el impacto deseado, pero cuando le reportemos que ya no son X sino 2X lo que se ha dejado de ganar, reaccionarían (hopefully).

¿Encuentras otra lección en esta experiencia?

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