No estoy seguro si en otras versiones del idioma español se diga "seguimiento" a la acción de verificar que un plan se esté ejecutando de acuerdo con lo previsto en términos de tiempo y compromisos (amigos de Argentina, España, Costa Rica y demás países de habla hispana, ayudenme aquí), pero la idea central de el título de este post es hacer referencia a una de las razones por las que muchos proyectos fallan.En mi experiencia como Project Manager me he dado cuenta de que en algunas empresas el seguimiento que se le da a los compromisos en muchas ocasiones es informal y en otras es mucho mas formal.
Recuerdo haber participado en reuniones de definición de requerimientos en una compañía en las que se decía mucho, se apuntaba poco y se le daba seguimiento solo a aquello que realmente se había convertido en un problema urgente. En ocasiones se hacían minutas de la junta y ya. En otras ocasiones, al pasar de las semanas desaparecía el envío de minutas y se cancelaban las reuniones de seguimiento. Cuando surgía una situación de mayor prioridad, el asunto original se olvidaba y se desviaba la atención hacia el problema urgente, pero no se documenta formalmente hasta dónde se llegó o por cuanto tiempo se estará suspendiendo el primer asunto, ni se definía con qué nueva frecuencia se dará seguimiento a ese proyecto.
Tuve una experiencia en un proyecto con una compañía de USA en la que organicé una reunión diaria de avances (30 minutos de duración) dado que se había puesto en producción un sistema que aún presentaba algunos problemas funcionales. A la reunión asistían un VP (Vice-Presidente) dos directores y dos gerentes. Me correspondía el "honor" de organizar la reunión y comunicar los avances que se habían logrado en las 24 horas anteriores a la reunión.
Debo confesar que durante ese mes y medio que duró esa reunión diaria no fuí el Project Manager más feliz de la compañía.En cada reunión iniciabamos puntualmente y revisabamos los pendientes discutidos en la reunión anterior y su status actual. Continuábamos tomando nuevas decisiones sobre esos pendientes aún abiertos y se solicitaba a los usuarios cerrar los pedientes que habían llegado a conclusión. Luego se trataban los nuevos problemas detectados y su status. El grupo priorizaba su orden de atención y por último se comentaban asuntos generales como días inhábiles en este o aquel país.
Durante mes y medio administré esa reunión que en ocasiones era asaltada por un solo tema de mayor importancia (afectaciones masivas a usuarios, etc.).Después de cada reunión me correspondía registrar cualquier cosa nueva que no estuviera en nuestro resumen de pendientes (normalmente uso una hoja de MSExcel para esto) y continuaba alineando a los diferentes equipos hacia alcanzar los objetivos. El resto del tiempo antes de la siguiente junta los miembros del equipo avanzaban en su trabajo, nos comunicabamos para comentar cualquier problema, envíabamos correos y todo era en relación a lo comentado en la reunión de ese día. A veces tomábamos decisiones acerca de mantener algunos miembros del equipo trabajando por horas extra para poder entregar un status mas favorable en alguno de los asuntos prioritarios en la siguiente reunión, etc.
Finalmente se llegaba la víspera de la siguiente reunión, me reunía con el equipo para revisar avances, problemas, riesgos, retrasos, etc. alimentaba mi hoja de pendientes y listo, a la reunión. Y volvía a empezar el ciclo.
Con el tiempo decidimos que esa reunión dejara de ser diaria y pasó a tener lugar tres veces a la semana, luego dos veces por semana y actualmente solo nos reunimos cada 15 días para comentar sobre la operación del sistema. Yo no coordino esa reunión porque mi puesto es Project Manager (un Proyecto tiene un inicio y un fin bien definidos, la operación del producto resultante le corresponde a un gerente de operaciones), pero aún sigo siendo invitado dado que en otro momento de la historia estuve ampliamente involucrado.
En fin, mi idea es compartir con Ustedes esta nueva experiencia que adquirí acerca del seguimiento de los proyectos.
No siempre es necesario sostener reuniones diarias, de hecho es un tanto excesivo, pero este caso lo ameritaba. Mi decisión por hacer esto es porque había mucho en juego y los ejecutivos querían asegurarse que todo estuviera siendo considerado. Normalmente se pueden tener reuniones de seguimiento con gerentes (managers) de manera semanal y con directores y VPs de manera mensual.
Para aquellos interesados en referencias al PMBOK, en este post se cubrí algunas actividades de Ejecución y Monitoreo del proyecto, por favor refiéranse a los procesos 4.4, 4.5, 8.3, 9.4, 10.2, 10.4, 11.6 para mas detalle en lo que se debe hacer (PMBOK 3ra edición).
Gracias por detenerse a leer este post, les envío un caluroso saludo invernal (en el hemisferio norte, por supuesto). Saludos!
Fernando Valdez
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