Hoy en día estamos inundados de medios de comunicación, y no me refiero a los periódicos ni al radio o televisión, me refiero a la amplia gama de opciones que tenemos para estar en contacto con la familia, amigos y conocidos. Particularmente en el portafolio de herramientas del Project Manager se encuentran instrumentos de colaboración que son útiles para comunicar status de los proyectos, recibir notificaciones, enviar reportes, recibir retroalimentación, solicitar avances, etc. Instrumentos como el mensajero instantáneo (MSMessenger, Yahoo Messenger, Lotus Sametime, Skype, etc.). Estas herramientas han evolucionado de manera muy positiva permitiendo ahora intercambiar archivos, compartir la visualización del escritorio de trabajo de algún colaborador e incluso ver y escuchar a nuestro interlocutor.
El capítulo 10 del PMBOK 3ra edición cubre el tema de la comunicación dentro de los proyectos. El primero de los procesos es la Planeación de la Comunicación y en su definición más básica en este proceso se “determina la información y las necesidades de comunicación de los stakeholders”.
Desde luego que la comunicación de la que habla el capítulo 10 del PMBOK es la comunicación del avance del proyecto, su status, los milestones y su cumplimiento, etc. La importancia de esta información sugiere una comunicación formal a través de juntas, minutas y/o correo electrónico. Pero hay una gran cantidad de comunicaciones que no se planean; es la comunicación informal, la información del día a día. Los pequeños acuerdos, la explicación de algo, ese instructivo que pasamos de mano en mano. Mucha de esta información viaja a través de los mensajeros electrónicos y no se lleva un registro de la misma. Vale mencionar que al no estar documentada, esta comunicación no forma parte de las lecciones aprendidas de un proyecto aún que sea información muy valiosa.
Un Project Manager debería considerar la clasificación y registro de este tipo de comunicaciones. Quizás habilitando la característica de “historial” de su mensajero instantáneo y estableciendo un esquema básico de categorías (por ejemplo: Crear categorías como “Información importante”, “Información Relevante”, “Información relacionada pero no importante o relevante”) un Project Manager pudiera controlar mejor este tipo de comunicación y sobre todo sacar ventaja de la misma.
Todo esto requiere dedicación, desgraciadamente los planes de comunicación que se hacen en las primeras etapas del proyecto difícilmente son revisados mas adelante. Igualmente las lecciones aprendidas: normalmente contienen issues que surgieron y se resolvieron durante el proyecto o explicaciones acerca de por qué hubo variación en el presupuesto de tiempo de una fase específica. Las lecciones aprendidas pudieran ser una base de conocimiento muy robusta si los PMs tuvieran la disciplina de revisar, clasificar y promover la comunicación informal a lo largo de todo el proyecto.
